ChatGPTは、現在世界で注目されているAIチャットボットです。標準機能を無料で利用することができ、さらに精度も非常に高いので、プライベートの利用はもちろんのこと、ビジネスの分野でも広く活用されています。
ChatGPTの導入を検討している企業によって目的は異なりますが、業務効率化のために利用するところも少なくありません。ChatGPTを導入すれば、さまざまな業務をAIチャットボットが代わりに対応してくれるようになるため、業務効率化や人員削減など企業はさまざまなメリットを獲得することができます。実際に、業務効率化を目的にChatGPTの導入を検討している企業の中には、どのような場面で活用することができるのか知りたいという方もいるのではないでしょうか？
今回は、ChatGPTを使った業務効率化を実現するためのアイデアと注意点について詳しく解説します。
目次
ChatGPTを使った業務効率化実現のためのアイデア7選
ChatGPTを使った業務効率化のためのアイデアは7つあります。どのようなアイデアがあるのかを知ることによって、業務におけるChatGPTの活かし方などがわかります。
それぞれのアイデアについて詳しく解説しますので、メリットを感じられるものが見つかった方は、そのアイデアをぜひ取り入れてみてください。
議事録・報告書の作成
1つ目は、議事録及び報告書の作成です。
ChatGPTを活用すれば、議事録や報告書の下書きを代わりに作成してもらうことができます。オンライン会議で議題や現状課題などを整理し、議事録を自動で作成して保存することが可能です。ChatGPTのWebアプリケーションのみで実現することは難しいですが、APIを作って別途システムを開発することで議事録や報告書を作成してもらうことができます。
議事録や報告書の作成をChatGPTに任せることで、本来作成に必要な時間を削減することができます。これにより、業務効率化を果たせるため、代表的なアイデアのひとつといえるでしょう。
お問い合わせ対応
2つ目は、お問い合わせ対応です。
企業のニュースリリースやWebサイトを学習させることで、ChatGPTがさまざまな顧客からの質問へ対応できるようになります。例えば、商品の発売日に関するお問い合わせや商品の概要に関する説明、商品発売からの経過年数への回答にも対応可能です。具体的な問い合わせはもちろんのこと、抽象的な質問に対してもある程度応えることができるので、ChatGPTにカスタマーサポートの多くの業務を任せられます。
本来、カスタマーサポート業務は社員等が行います。企業は人員を割く必要があるので、カスタマーサポートを実現するために多くの社員を抱えなければならないケースも少なくありません。また、人員削減のためにWebサイトにQ&Aを設けるところもありますが、柔軟な対応ができないため、顧客満足度が下がることもあるでしょう。
一方、ChatGPTを活用すれば、事前に学習させることで企業に関するさまざまな情報を保有できるようになります。そのため、詳しい質問にも回答できるようになるため、単にWebサイトに設けられたQ&Aよりも顧客は精度の高い回答を得ることが可能です。また、企業側も問い合わせ対応に割かなければならない人員を削減することができるため、コア業務に社員を集中させるなどの対応ができるようになります。結果的に業務効率化につなげられるので、企業にとって大きなメリットがあるでしょう。
新規事業業務の効率化
3つ目は、新規事業業務の効率化です。
新規事業を立ち上げる際には、市場調査やペルソナ作成、ユーザージャーニー、バリューチェーン分析などを行わなければなりません。これらの業務には非常に多くの時間がかかるケースもあるため、新規事業を立ち上げる際、ハードルを感じることもあります。しかし、ChatGPTを活用することで、調査や分析に必要な時間を大幅に削減することが可能です。
例えば、市場調査の場合、ChatGPTに『Webサイト制作の日本国内の市場規模はどのぐらいですか？』と質問すると2021年の日本のWebサイトの市場規模を提示してもらうことができます。また、『Web開発の市場動向について教えてください。』と入力すれば、スマートフォンの普及によりモバイルフレンドリーなWebアプリケーションへの需要が高まっているというような返答を得ることが可能です。
本来、新規事業立ち上げのための調査を行う際、インターネット検索を行い、情報を探し回ったり、専門のコンサルタントに委託したりするケースもあるでしょう。しかし、ChatGPTを利用することで、聞きたいことに対して返答を得ることができるので、調査の時間が大幅に削減されます。また、新規事業の度にコンサルタントを利用していた企業がChatGPTを活用すれば、費用を大幅に削減することもできるため、企業の中には魅力を感じる方も少なくないでしょう。
採用活動業務への活用
4つ目は、採用活動業務への活用です。
採用活動業務の中には、求人票の作成を行います。単にテキストを書くだけでなく、検索エンジンからも集客できるように配慮しなければなりませんが、ChatGPTを活用すれば、SEOに最適化した文章の作成が可能です。また、面接の準備などもChatGPTに任せることができます。
大企業の場合は、採用担当に特化した人事部があるため、サービス提供に影響を与えることはありません。しかし、中小企業の中には、コア業務の傍らで採用業務を行っているケースもあります。その場合、採用業務に時間を取られてしまうとコア業務に人員を集中させることが難しくなるため、提供しているサービスに影響を与える心配もあるでしょう。
ChatGPTを採用活動業務に活かすことで、本来社員などが行わなければならない業務をAIチャットボットに任せることができるので、採用業務の効率化を期待することができます。
補助金手続きの効率化
5つ目は、補助金手続きの効率化です。
現在は新型コロナウイルス感染症拡大や物価高などにより国や地方自治体はさまざまな補助制度を企業に提供しています。補助金は種類によって申請できる条件などが異なるため、企業の中には自社に最適な補助金があるのかわからないというところも少なくありません。ChatGPTを活用すれば、事業にマッチした補助金を紹介してもらうこともできるので、どのような補助金を利用できるのかを知ることも可能です。
また、ChatGPTを利用することで、自社が採択される可能性を聞くことができたり、採択されるために必要な提案を行ってもらえたりもします。さらに、補助金活用の新規事業提案などもしてくれるため、補助金の手続きに詳しくない企業でもChatGPTを利用すれば、補助金をうまく活用できる体制を整えることが可能です。補助金を利用するためには、手続きなどに多くの時間を要しますが、ChatGPTを使うことで短縮することができるので、結果的に業務効率化につなげられるでしょう。
プログラミング支援
6つ目は、プログラミング支援です。
ChatGPTはプログラミングに関することも回答することができるAIチャットボットです。詳しい概要については、『ChatGPTを使ったプログラミング学習方法やメリットを解説』を参照してください。
ChatGPTを活用するとプログラムの解説や改善案の提案、設計に対応してもうらことが可能です。例えば、理解できないコードを日本語で詳しく解説してもらえたり、バグが発生しているコードを貼り付けて改善するように指示したりすることができます。また、逆引きのように使用することも可能です。例えば、お問い合わせフォームをJavaScriptで実装した場合、それを伝えることで、JavaScriptのコードを実装してもらうこともできます。そのコードを貼り付けるだけでお問い合わせフォームが完成するため、利便性を感じる人も多いでしょう。
システムエンジニアなどプログラミング言語を普段から扱う人は限定的です。しかし、IT企業などが活用することで、後輩に対する指導の時間を削減できたりするので、最終的に業務効率化につなげられるでしょう。
出力形式の変換
7つ目は、出力形式の変換です。
ChatGPTはテキストを指定した形式に変換することができます。例えば、テキストをCSV形式に変換することが可能です。また、元々の文章を短くすることができたり、箇条書きに変えたりすることもできます。さらに、テキストから表を作成してもらうことも可能です。
例えば、プレゼン資料を作成しているときに、この部分は文章よりも箇条書きにしたほうがわかりやすいという部分も出てきます。そのようなときに、ChatGPTを活用すれば、業務効率化を実現できるでしょう。
業務効率化のためにChatGPTを使用する際の注意点
このように、ChatGPTを活用することで、企業の業務効率化を促進させることができます。しかし、注意点を知らずに活用してしまうと情報漏洩の原因になったり、逆に顧客満足度を下げてしまったりする可能性があるでしょう。
この見出しでは、業務効率化のためにChatGPTを活用する際の注意点についていくつか解説します。
社内情報を入力しなければならないときは必ずAPIと連携させる
ChatGPTは、ユーザーが入力した情報を学習する仕組みになっています。そのため、社内情報や個人情報を誤って入力してしまうと、それを表示してしまう可能性があります。そのため、WebアプリケーションのChatGPTを使用するときは、必ずこれらの情報を入力してはいけません。
もし、カスタマーサポートや社内限定で使用するシステムなど、社内情報を入力する機会がある場合、ChatGPTのAPIを利用します。ChatGPTのAPIとシステム連携すれば、自動生成の学習データに利用される心配がないため、情報漏洩のリスクを下げることが可能です。
間違ったことをまるで正しい情報であるかのように話す
ChatGPTは、学習したデータを保有し、ユーザーから質問されるとその中から適切な情報を探して提示します。もし、学習したデータそのものに誤りがある場合、間違った回答を示してしまう可能性があるのです。そのため、ChatGPTから生成される回答が必ず正しいとは限らないということを覚えておく必要があります。
また、ChatGPTが対応できる情報の鮮度は2021年9月までです。つまり、それ以降のデータは保有していません。最新の情報は、回答を得られなかったり、間違っていたりするため、その点にも注意が必要です。
このように、ChatGPTの回答の正確性は担保されないため、生成されたテキストは必ず人間の目で確認するようにします。テキストの中に間違った内容がある場合、修正をして対応するのがおすすめです。
適切な回答を得るためにはそれを引き出すプロンプトを作成する必要がある
ChatGPTは、人間の質問に対してそれに応えられる回答を生成してくれます。しかし、すべての回答が的を射ているとは限りません。例えば、すべて文章で説明して欲しいときでも箇条書きが含まれた回答が生成されることもあります。想定とは違う回答が返ってきたとき、そのテキストを使用することができないため、効率が悪くなる可能性があるでしょう。
ChatGPTから正しい回答を引き出すためには、プロンプトを適切に作成する必要があります。プロンプトの作成には一定のスキルが必要になるため、それらを習得することが求められるでしょう。
回答完了までのレスポンスが遅い
ChatGPTが保有している情報は非常に膨大です。そのため、ユーザーの質問に対してさまざまなデータを参照し処理する必要があるため、回答が完了するまでに一定の時間がかかります。
素早い回答を得るためには、有料プランへ移行することで対応できます。素早い回答を得られるようになれば、AIチャットボットを使った業務を高速化できるので、さらなる業務効率化につなげられるでしょう。
まとめ
今回は、ChatGPTを使った業務効率化を実現するアイデアと注意点についてご紹介しました。ChatGPTは、精度の高いAIチャットボットです。従来では人間だけしかできなかった業務の大部分を代わりに対応してくれるので、活用すれば十分に業務効率化を実現できます。実際に、ChatGPTに必要な業務を任せることで、時間を節約することができたり、人員を少なくできたりするので、さまざまなメリットを獲得することができるでしょう。
しかし、ChatGPTは入力したデータを学習する仕組みとなっているため、導入して業務効率化の恩恵を受けたいが、情報漏洩に心配があるという方もいるのではないでしょうか。そのような企業は、システム会社を利用してAPI連携を行い、ChatGPTを導入するのがおすすめです。
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