2023/10/02

ChatGPTを活用した効率的なスケジュール管理方法

ChatGPTは、世界で非常に有名な対話型AIです。最新のAI技術が採用されており、人間のさまざまな質問に対して適切な回答を出力してくれます。まるで、人間が答えているような回答を得られるため、わからないことを聞くために使用したり、カスタマーサポートなどに活用されたりしています。

ChatGPTは、非常に優秀な対話型AIになるため、ビジネスパーソンの助けにもなってくれる画期的なツールです。例えば、プロジェクトを計画的に進めるためには、スケジュール管理が必須になります。実際に、スケジュール管理が苦手だという方も多いのではないででしょうか。そのような人がChatGPTを活用すれば、自動でスケジュールを作成してもらえたり、タスク整理が簡単にできたりします。

今回は、ChatGPTでどのようなスケジュール管理ができるのか、そして具体的なスケジュール管理方法について解説します。

ChatGPTを使えばどのようなスケジュール管理ができる？

ChatGPTは、さまざまなスケジュール管理に対応してもらえます。まずは、具体的にどのようなスケジュール管理を行えるのかについて解説しますので、ぜひ参考にしてください。

プロジェクトのスケジュール管理

1つ目は、プロジェクトのスケジュール管理です。

適切にプロジェクトのスケジュール管理を行うことで、無駄な空き時間が少なくなります。これにより、効率的にタスクを実行できるようになるため、納品までスピーディーに仕事を進めることが可能です。また、プロジェクトの進捗状況を把握することが容易になったり、プロジェクトが滞っているときの原因追及に役立ったりします。

ChatGPTでプロジェクトのスケジュールを作成してCSVで保存すれば、Googleカレンダーと連携することも可能です。真っ白のGoogleカレンダーから手作業で一つ一つパソコンで入力するということがなくなるため、利便性を感じる人は非常に多いのではないでしょうか？

訪問スケジュール管理

2つ目は、訪問スケジュール管理です。

住所や社名などが記載されている訪問リストを使って営業をするケースは少なくありません。訪問しなければならない日付や曜日などが決められていることも多く、訪問リストに沿って効率的に訪問営業を行うためには、訪問スケジュールを作成する必要があります。そうすることで、住所が近い営業先をまとめて同じ日に周ることができたり、何度も同じ地域に訪問したりする必要がなくなるため、非常に効率的です。

ChatGPTを活用すれば、訪問スケジュールも自動で作成してもらうことができます。訪問しなければならない住所や曜日、時間などが書かれたリストを事前に用意して、プロンプトを作成すれば、効率的に訪問できるようにスケジュールを立ててくれます。また、ChatGPTは簡単なスケジュールを作成するだけでなく、いつ訪問先を出発し、何時に到着することができるのか、それにかかる移動距離や時間なども算出してもらうことが可能です。

学習スケジュール管理

3つ目は、学習のためのスケジュール管理です。

基本的に学習をする人の多くは、目標を掲げています。例えば、『資格に合格するため』、『英語を流暢に話すため』、『プログラミングで独立するため』などです。これらの目標を効率的に達成するためには、学習スケジュールを立てることが効果的になります。なぜなら、目標から逆算することができるため、現時点からやるべきことが明確になるからです。

しかし、学習スケジュールを立てるためには、目標達成までにすべきことを把握していなければなりません。また、そのタスクをこなすためにかかる推定時間などを算出しなければならないため、学習スケジュールを立てることが難しいと感じる人も少なくないでしょう。

ChatGPTを活用すれば、目標を達成するために必要な学習スケジュールを提案してもらうことが可能です。例えば、下記のようにプロンプトを作成することで、ChatGPTから目標達成のために必要なスケジュールを教えてもらうことができます。

【プロンプト作成例】

PHPでWebサイトを作成したいと思います。Webサイト作成に必要なPHPを学習するための1年間の学習スケジュールを提案してください。

【ChatGPTからの出力】

このように、1年と指定することで、1月～12月までに習得すべき知識や技術を教えてもらうことができます。学習者は、ChatGPTから提案してもらえたスケジュールに沿って学習を進めることで、計画的に必要な知識や技術を身に付けていくことができるので、効率的に学習を進めることが可能です。

ChatGPTを使ってスケジュール管理をするメリット

ChatGPTを活用してスケジュール管理を行うことで、さまざまなメリットを獲得することができます。ChatGPTを活用することで得られる代表的なメリットをご紹介しますので、ChatGPTを活用してスケジュール管理を行いたいと考えている人は、ぜひ参考にしてください。

時間を節約できる

1つ目のメリットは、時間を節約することができるという点です。

ChatGPTを使えば、自動でスケジュールを作成してもらうことができます。これにより、一から自分でやるべきことを入力する必要がありません。

また、CSVファイルに変換すれば、Googleカレンダーに素早く反映させることができます。そして、共有設定を行うことで、プロジェクトメンバーとスケジュールを簡単にシェアすることも可能です。スケジュールを共有するためにメールを送信したり、用紙を配ったりする必要もなくなるため、大幅な時間の節約を期待することができるでしょう。

スケジュールの作成が苦手な方も簡単に作ることができる

2つ目のメリットは、スケジュール管理が苦手な方も簡単に作成したり、調整できたりする点です。

ChatGPTを活用すれば、必要な情報を与えるだけでスケジュールを自動で作成してもらうことができます。また、ChatGPTはスケジュールを柔軟に自動調整することができたり、タスクを整理したりすることも可能です。これにより、スケジュールの作成や調整が苦手な方でも簡単にスケジュール管理を行えるようになるので、メリットのひとつに数えられるでしょう。

ChatGPTを使った3つのスケジュール管理方法

ChatGPTを使ってできるスケジュール管理方法は下記の3つです。

・スケジュールの自動作成、
・タスク整理
・スケジュール調整

具体的にどのようにChatGPTを使用してスケジュール管理を行うのか解説します。

スケジュールの自動作成

ChatGPTを活用してスケジュールを作成するときは、下記のようなプロンプトを作成し、ChatGPTへ送信します。

【プロンプト作成例】

1ヶ月でWebサイトを作成するためのプロジェクトスケジュールを作成してください。

【ChatGPTからの出力】

また、自社製品のプレゼンのスケジュール作成や新商品の開発会議のスケジュール作成など、特定の時間以内でスケジュールを作成してもらうこともできます。

【プロンプト作成例】

自社製品のプレゼンを1時間で行いたいです。スケジュールの作成をお願いします。

【ChatGPTからの出力】

このように、時間で指定すれば、分刻みでスケジュールを立ててもらうことも可能です。

また、訪問スケジュールをChatGPTを使用して作成する際は、訪問リストを事前に準備します。そして、下記のようなプロンプトを作成することで、細かいスケジュールを立ててもらうことが可能です。

【プロンプト作成例】

訪問リストをできるだけ多く訪問できるようなスケジュールを教えてください。また、以下の条件を満たすようにしてください。

【条件】

・必要な条件を箇条書きで記載する

【訪問リスト】

訪問先の会社名、住所、訪問時間、訪問可能日は下記の通りです。

・株式会社〇〇　大阪府大阪市〇〇〇〇　12:00 7/23

【ChatGPTからの出力】

優先順位別のタスク整理

ChatGPTを使用すれば、タスクを優先順位別に整理してもらうことも可能です。

特に、プロジェクトのスケジュールを管理するとき、タスクによって優先順位が異なります。例えば、明日までに対応しなければタスクは優先順位が高くなりますし、スケジュールに余裕があるタスクは、優先順位が低くなります。もちろん、タスクは優先順位が高いものから取り組むのが一般的です。しかし、大量のタスクがある中で一つ一つ優先順位をつけることが難しい場合もあります。また、どのようなタスクを優先的に取り組むべきなのかが明確にわからないケースもあるでしょう。このようなときに、ChatGPTを使えば、自動でタスクを優先順位別にランク付けしてくれます。

例えば、先ほどWebサイトを作成するためのプロジェクトスケジュールをChatGPTに提案してもらいました。その中の一週目の『プランニングと設計』で4つのタスクが提案されましたが、そのタスクの優先順位を付けたいとき、下記のようにプロンプトを作成してChatGPTに送信します。

【プロンプト作成例】

あなたはタスクの専門家です。Webサイト制作のために、下記のタスクを実行したいのですが、どのような順序で実行するのが最適でしょうか？また、順序を示した理由についても教えてください。

【タスク】

・プロジェクトの目標と要件を明確にする
・ページ数やコンテンツの構成を決定する
・デザインスキームを考える
・必要なテクノロジーやライブラリを選定する

【ChatGPTからの出力】

スケジュールの自動調整

ChatGPTを使えば、スケジュールを自動調整してもらうことも可能です。

スケジュールを立てたあとに、予定が変更されることがあります。例えば、Webサイト制作の場合、『お問い合わせ機能が不要になった』、『検索機能が不要になった』というケースは珍しくないでしょう。取り組む必要がなくなった場合、そのタスクを削除してほかのタスクをそこに割り当てたりしなければなりません。スケジュール調整を人間が行う場合、抜けたパズルを当てはめるように、時間などを加味してタスクを移動しなければならないため、時間がかかることもあります。

しかし、ChatGPTを使うことで、スケジュール調整も容易です。例えば、下記のようにプロンプトを作成することで、ChatGPTにスケジュールを自動調整してもらうことができます。

【プロンプト作成例】

先ほど、1ヶ月でWebサイトを作成するためのプロジェクトスケジュールを作成してもらいましたが、プランニングと設計が不要になりました。これを排除した上でスケジュールを調整してください。

【ChatGPTからの出力】

ChatGPTを使ってスケジュール管理をする際に気を付けたいポイント

ChatGPTを活用し、スケジュール管理を行う際は、気を付けたいポイントがいくつかあります。どのような点に配慮して使用すればいいのかについて解説しますので、ぜひ参考にしてください。

スケジュールを作成するときは具体的に内容を伝える

1つ目は、ChatGPTにできるだけ詳細の内容を伝えることです。

詳細の内容とは、個人情報などではなく、作業時間を伝えたり、作業内容を明確にしたりするという意味です。ChatGPTに具体的な内容を伝えることで正確な提案を受けられるようになります。そのため、的外れのスケジュールを作成してしまわないためにもChatGPTにはできるだけ詳細に情報を伝えるようにしましょう。

入力した内容はAIに学習されることを把握しておく

先ほど、ChatGPTにはできるだけ詳細の内容を伝えるようにすることで適切な提案を受けられると述べましたが、個人情報などを含む内容は送信を避けるようにしましょう。なぜなら、ChatGPTへ送信した内容は学習されてしまうため、情報漏洩につながる危険性があるからです。そのため、内容を送信する前に、外部に漏れても問題ない内容かどうかチェックするようにしましょう。

通信が混み合っていると出力が遅くなる

3つ目は、いつでもスムーズに出力できるとは限らないという点です。

ChatGPTは、通信が混み合っていると出力が遅くなることがあります。そのため、なかなかスムーズに回答を得られないときもあるでしょう。基本的に通信が混み合っているときは、時間を空けることですぐに出力がスムーズになることが多いです。もし、いつでもスムーズに回答を得たいという方は、有料プランを利用したり、ほかの対話型AIを利用したりするようにしましょう。

まとめ

今回は、ChatGPTを利用したスケジュール管理方法について解説しました。ChatGPTを使うことで、スケジュールを自動で作成・調整することができたり、優先順位別にタスクをランク付けできたりするので便利です。スケジュール管理が苦手な方や時間を節約したいという方は、スケジュール管理をする際に、ぜひChatGPTを利用するようにしましょう。