公開日 2023/09/04 最終更新日 2026/10/12

ChatGPTでスケジュール管理する方法｜予定整理・タスク設定の注意点

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ChatGPTでスケジュール管理をする場合、まず予定や制約を整理して計画案を作り、実際の予定表と照合するのが基本です。ChatGPTの回答だけで移動時間や空き時間が確定するわけではありません。

通知を伴う定期タスクには、利用可能なアカウントで「スケジュール済みタスク」を使えます。一方、Googleカレンダーなど外部の予定表へ自動登録・変更できるかは、接続アプリの権限や設定によって異なります。この記事では、計画案の作り方、タスク設定、確認時の注意点を分けて説明します。機能の提供条件はOpenAI公式ヘルプで確認してください。

ChatGPTを使えばどのようなスケジュール管理ができる？

ChatGPTは、さまざまなスケジュール管理に対応してもらえます。まずは、具体的にどのようなスケジュール管理を行えるのかについて解説しますので、ぜひ参考にしてください。

プロジェクトのスケジュール管理

1つ目は、プロジェクトのスケジュール管理です。

適切にプロジェクトのスケジュール管理を行うことで、無駄な空き時間が少なくなります。これにより、効率的にタスクを実行できるようになるため、納品までスピーディーに仕事を進めることが可能です。また、プロジェクトの進捗状況を把握することが容易になったり、プロジェクトが滞っているときの原因追及に役立ったりします。

ChatGPTに予定案を表形式で作らせることはできます。ただし、CSVの形式やGoogleカレンダー側の取り込み要件は別途確認が必要です。予定の登録・共有を自動化できると決めつけず、権限と重複登録を確認してから反映してください。

訪問スケジュール管理

2つ目は、訪問スケジュール管理です。

住所や社名などが記載されている訪問リストを使って営業をするケースは少なくありません。訪問しなければならない日付や曜日などが決められていることも多く、訪問リストに沿って効率的に訪問営業を行うためには、訪問スケジュールを作成する必要があります。そうすることで、住所が近い営業先をまとめて同じ日に周ることができたり、何度も同じ地域に訪問したりする必要がなくなるため、非常に効率的です。

ChatGPTを活用すれば、訪問スケジュールも自動で作成してもらうことができます。訪問しなければならない住所や曜日、時間などが書かれたリストを事前に用意して、プロンプトを作成すれば、効率的に訪問できるようにスケジュールを立ててくれます。移動時間や到着時刻はChatGPTの推定だけで確定せず、地図サービスや実際の交通状況で確認してください。

学習スケジュール管理

3つ目は、学習のためのスケジュール管理です。

基本的に学習をする人の多くは、目標を掲げています。例えば、『資格に合格するため』、『英語を流暢に話すため』、『プログラミングで独立するため』などです。これらの目標を効率的に達成するためには、学習スケジュールを立てることが効果的になります。なぜなら、目標から逆算することができるため、現時点からやるべきことが明確になるからです。

しかし、学習スケジュールを立てるためには、目標達成までにすべきことを把握していなければなりません。また、そのタスクをこなすためにかかる推定時間などを算出しなければならないため、学習スケジュールを立てることが難しいと感じる人も少なくないでしょう。

ChatGPTを活用すれば、目標を達成するために必要な学習スケジュールを提案してもらうことが可能です。例えば、下記のようにプロンプトを作成することで、ChatGPTから目標達成のために必要なスケジュールを教えてもらうことができます。

【プロンプト作成例】

PHPでWebサイトを作成したいと思います。

Webサイト作成に必要なPHPを学習するための1年間の学習スケジュールを提案してください。

【ChatGPTからの出力】

このように、1年と指定することで、1月～12月までに習得すべき知識や技術を教えてもらうことができます。学習者は、ChatGPTから提案してもらえたスケジュールに沿って学習を進めることで、計画的に必要な知識や技術を身に付けていくことができるので、効率的に学習を進めることが可能です。

ChatGPTを使ってスケジュール管理をするメリット

ChatGPTを活用してスケジュール管理を行うことで、さまざまなメリットを獲得することができます。ChatGPTを活用することで得られる代表的なメリットをご紹介しますので、ChatGPTを活用してスケジュール管理を行いたいと考えている人は、ぜひ参考にしてください。

時間を節約できる

1つ目のメリットは、時間を節約することができるという点です。

ChatGPTに条件を入力すると予定案を作れますが、タスクの内容・期限・優先度は利用者が整理して渡す必要があります。

予定案を表にまとめれば、関係者による確認は容易になります。カレンダーへの取り込みや共有は、利用するサービスの機能・権限・取り込み形式を確認したうえで行いましょう。

スケジュールの作成が苦手な方も簡単に作ることができる

2つ目のメリットは、スケジュール管理が苦手な方も簡単に作成したり、調整できたりする点です。

ChatGPTは、締切・所要時間・優先度を渡すと予定案やタスクの整理案を作れます。ただし、実際の予定や担当者の都合を自動で把握・更新するとは限りません。提案を人が確認してから確定する使い方が安全です。

通知が必要ならスケジュール済みタスクを確認する

利用できるアカウントでは、ChatGPTの「スケジュール済み」から実行内容と日時・タイムゾーンを指定し、作成後の一覧で次回実行予定を確認できます。通知の許可や利用可能な機能はアカウント・管理者設定により異なります。変更や停止はタスク管理画面で行います。公式手順を確認し、重要な予定は既存カレンダーにも登録してください。

ChatGPTを使った3つのスケジュール管理方法

ChatGPTを使ってできるスケジュール管理方法は下記の3つです。

スケジュールの自動作成
タスク整理
スケジュール調整

具体的にどのようにChatGPTを使用してスケジュール管理を行うのか解説します。

スケジュールの自動作成

ChatGPTを活用してスケジュールを作成するときは、下記のようなプロンプトを作成し、ChatGPTへ送信します。

【プロンプト作成例】

1ヶ月でWebサイトを作成するためのプロジェクトスケジュールを作成してください。

【ChatGPTからの出力】

また、自社製品のプレゼンのスケジュール作成や新商品の開発会議のスケジュール作成など、特定の時間以内でスケジュールを作成してもらうこともできます。

【プロンプト作成例】

自社製品のプレゼンを1時間で行いたいです。スケジュールの作成をお願いします。

【ChatGPTからの出力】

このように、時間で指定すれば、分刻みでスケジュールを立ててもらうことも可能です。

また、訪問スケジュールをChatGPTを使用して作成する際は、訪問リストを事前に準備します。そして、下記のようなプロンプトを作成することで、細かいスケジュールを立ててもらうことが可能です。

【プロンプト作成例】

訪問リストをできるだけ多く訪問できるようなスケジュールを教えてください。また、以下の条件を満たすようにしてください。

【条件】

・必要な条件を箇条書きで記載する

【訪問リスト】

訪問先の会社名、住所、訪問時間、訪問可能日は下記の通りです。

・株式会社〇〇　大阪府大阪市〇〇〇〇　12:00 7/23

【ChatGPTからの出力】

優先順位別のタスク整理

ChatGPTを使用すれば、タスクを優先順位別に整理してもらうことも可能です。

特に、プロジェクトのスケジュールを管理するとき、タスクによって優先順位が異なります。例えば、明日までに対応しなければタスクは優先順位が高くなりますし、スケジュールに余裕があるタスクは、優先順位が低くなります。もちろん、タスクは優先順位が高いものから取り組むのが一般的です。しかし、大量のタスクがある中で一つ一つ優先順位をつけることが難しい場合もあります。また、どのようなタスクを優先的に取り組むべきなのかが明確にわからないケースもあるでしょう。このようなときに、ChatGPTを使えば、自動でタスクを優先順位別にランク付けしてくれます。

例えば、先ほどWebサイトを作成するためのプロジェクトスケジュールをChatGPTに提案してもらいました。その中の一週目の『プランニングと設計』で4つのタスクが提案されましたが、そのタスクの優先順位を付けたいとき、下記のようにプロンプトを作成してChatGPTに送信します。

【プロンプト作成例】

あなたはタスクの専門家です。Webサイト制作のために、下記のタスクを実行したいのですが、どのような順序で実行するのが最適でしょうか？また、順序を示した理由についても教えてください。

【タスク】

・プロジェクトの目標と要件を明確にする

・ページ数やコンテンツの構成を決定する

・デザインスキームを考える

・必要なテクノロジーやライブラリを選定する

【ChatGPTからの出力】

スケジュールの自動調整

予定変更を伝えれば、ChatGPTに修正案を作ってもらえます。外部の予定表を自動更新する機能とは区別しましょう。

スケジュールを立てたあとに、予定が変更されることがあります。例えば、Webサイト制作の場合、『お問い合わせ機能が不要になった』、『検索機能が不要になった』というケースは珍しくないでしょう。取り組む必要がなくなった場合、そのタスクを削除してほかのタスクをそこに割り当てたりしなければなりません。スケジュール調整を人間が行う場合、抜けたパズルを当てはめるように、時間などを加味してタスクを移動しなければならないため、時間がかかることもあります。

変更した条件を明示すれば、下記のようなプロンプトで計画の修正案を作れます。確定前に依存関係や締切を人が確認してください。

【プロンプト作成例】

先ほど、1ヶ月でWebサイトを作成するためのプロジェクトスケジュールを作成してもらいましたが、プランニングと設計が不要になりました。これを排除した上でスケジュールを調整してください。

【ChatGPTからの出力】

ChatGPTを使ってスケジュール管理をする際に気を付けたいポイント

ChatGPTを活用し、スケジュール管理を行う際は、気を付けたいポイントがいくつかあります。どのような点に配慮して使用すればいいのかについて解説しますので、ぜひ参考にしてください。

スケジュールを作成するときは具体的に内容を伝える

1つ目は、ChatGPTにできるだけ詳細の内容を伝えることです。

詳細の内容とは、個人情報などではなく、作業時間を伝えたり、作業内容を明確にしたりするという意味です。ChatGPTに具体的な内容を伝えることで正確な提案を受けられるようになります。そのため、的外れのスケジュールを作成してしまわないためにもChatGPTにはできるだけ詳細に情報を伝えるようにしましょう。

入力データと学習設定を確認する

2つ目は、入力する内容に注意することです。

個人情報や取引先の機密情報を入力する前に、組織の利用ルールとChatGPTのプラン・データコントロールを確認してください。入力が一律に学習へ使われるわけではなく、BusinessやAPIは既定で学習利用されません。予定案を試す際は架空の氏名・日程に置き換える方法が安全です。詳しくはOpenAIのデータコントロールを参照してください。