2023/09/19

ChatGPTを使用して校正・編集を効率化する5つの方法

ChatGPTは、文章やプログラムの生成など、本来人間が行うべき作業を代わりに対応してくれるAIチャットボットです。世界中で有名な対話型AIとなっており、実際に業務の中で活用を検討している人も多いのではないでしょうか？

ChatGPTはさまざまな作業に活用されていますが、文章校正及び編集もそのひとつです。ChatGPTを使用することで、Webサイトやブログなどの文章校正を飛躍的に効率化させられるため、Webサイトなどを通じて情報を届けている企業などが利用すれば多くのメリットを獲得することができます。

今回は、ChatGPTを使用して校正・編集を効率化させる方法や活用にあたっての注意点について詳しく解説します。

なぜ文章の校正・編集が必要なのか？

文章校正は、文章を作成し公開するまでのプロセスの中に含まれるケースが多いです。ここでは、なぜ文章校正が必要なのかについて詳しく解説します。

文章の可読性を向上させるため

1つ目は、文章の可読性を向上させるためです。

文章で情報発信を行うとき、読み手に正確かつわかりやすく伝えることが重要です。例えば、非常に難解な言葉ばかりが使用されている場合、理解できる人は非常に限られます。論文など専門家だけしか読まない情報であれば、専門用語が多用されているケースでも問題ありません。しかし、マーケターが集客を効率的に行いたいと考えているユーザーに対して集客方法を伝えるとき、プログラマーの講師がプログラミング初心者にPHPを教えるときなどは、できるだけわかりやすい言葉を使用しないと相手に伝えたい情報を汲み取ってもらうことは難しくなります。そのため、文章はわかりやすく表現することが非常に重要です。

また、誤字脱字も読者に不快感を与えます。例えば、言葉が間違っていたり、必要な言葉が欠落していたりする文章は、読み手が前後から書き手の伝えたいことを予測しなければなりません。もし、誤字脱字が多過ぎる場合、予測もできないため、何を伝えたいのか読み手は汲み取ることができなくなります。

文章を正しく伝えるためには、可読性を向上させることが非常に重要です。それを実現するのが校正・編集になります。校正や編集を行い、下書きの文章をわかりやすくしたり、誤字脱字を修正したりすることで、可読性の向上を期待することができるでしょう。

文章の価値を高めるため

2つ目は、文章の価値を高めるためです。

例えば、書かれている情報がすべて事実に反する場合、そこから得られる知識はすべて無駄になってしまいます。正確ではない知識は、相手に教えることもできなければ、その知識を使って問題を解いても正解に導くことはできません。そのため、情報発信をするときは、文章の正確性が非常に重要です。

文章の校正・編集を行うことで、情報の正確性を確かめることができます。また、間違った情報を正しい情報に変換することが可能です。これにより、文章の価値を向上させることができるので、情報発信をする際、校正・編集は必要不可欠といえるでしょう。

トラブルを回避するため

3つ目は、トラブルを回避するためです。

『文章の価値を高めるため』と共通する部分にもなりますが、間違った情報はトラブルの原因になります。例えば、製品カタログの文章を作成する際、その情報が間違っていたら製品カタログだけでなく、製品自体を回収しなければならなくなる可能性もあるのです。そのため、企業にとって大きな損失になってしまうこともあるでしょう。

文章作成プロセスの中に校正・編集を含めることで、このようなトラブルを回避することができます。そのため、文章を作成し、それを発信するときに校正・編集は重要なフローのひとつです。

ChatGPTを使用して校正・編集を効率化する5つの方法

このように、文章で情報発信を行う際、作成プロセスの中に校正と編集を含めることは非常に重要です。しかし、校正や編集には手間がかかります。実際、企業の中にはコア業務が忙しく校正に多くの時間を割くことができないという方もいるでしょう。そのような企業がChatGPTを使用すると校正・編集を効率化させることができます。

具体的に、ChatGPTを使用して校正及び編集を効率化させる方法を5つご紹介します。

ChatGPTに文章の校正を任せる

1つ目の方法は、ChatGPTに文章の校正を任せることです。

ChatGPTは、文章を生成するだけでなく、受け取ったテキストを編集することもできます。具体的なプロンプトの作成例は下記の通りです。

【プロンプト】

以下の文章を校正してください

『校正したい文章』

例えば、文章校正とはという見出しで作成された概要の説明文を書いたとします。その文章をChatGPTで校正するときは、下記の画像のように行います。

『書き直すための作業』が『書き直す作業』に変換されるなど、ChatGPTによってしっかりと校正されていることがわかります。

ChatGPTが代わりに誤字脱字をチェック

2つ目の方法は、ChatGPTに誤字脱字チェックを任せることです。

誤字脱字をしないように意識して書いたとしても間違った言葉を使用してしまったり、必要な文字が欠落してしまったりするケースは少なくありません。また、書き手が文章を作成後、誤字脱字をチェックするために読み返したとしても誤字脱字の箇所をすべて正確に捉えることは難しいです。そのため、校正による誤字脱字チェックは必要不可欠となります。

ChatGPTを使うことで文章の誤字脱字チェックが非常に簡単になります。誤字脱字をチェックさせるときにプロンプト例は下記の通りです。

【プロンプト】

以下の文章の誤字脱字チェックを行ってください。

『誤字脱字チェックを行いたい文章』

誤字脱字のある文章を作成し、プロンプト作成例を参考にChatGPTへメッセージを送ると下記の画像のように、誤字脱字チェック後の文章を受け取ることができます。

例えば、冒頭の『今日の天気はとってもいいいで。』が『今日の天気はとってもいいですね。』に変換されています。このように、ChatGPTを使うことで、誤字脱字のある文章をわかりやすい文章へ簡単に修正することが可能です。

漢字の閉じ・開きを代わりに編集してもらう

3つ目は、漢字の閉じ・開きを指定通りに編集してもらうことです。

文章作成を行うそれぞれの人で漢字の閉じや開きのルールは異なります。例えば、“様々”という言葉を文章の中で“さまざま”と表記するルールを設けていたり、“等”を“など”に統一していたりするケースも少なくありません。

あらかじめ作られたルールに基づいて漢字をひらがなに変換する作業は非常に大変です。どのような漢字をひらがなに変換しなければならないのかを事前にすべて把握し、それに沿って文章をチェックしなければならないからです。しかし、漢字をひらがなにする作業もChatGPTを使えば簡単に行えます。

ChatGPTに漢字をひらがなに変換してもらう場合、下記のような2つのプロンプトを使用します。

【プロンプト1】

以下に漢字をひらがなにするルールを提示します。理解できたら「わかりました」と回答してください。

・様々→さまざま

・等→など

・全て→すべて

・宜しく→よろしく

・上げます→あげます

※必要に応じて追加してください。

【プロンプト2】

このルールに基づき次の文章を修正してください。

プロンプト1で漢字をひらがなにするルールを箇条書きで記載します。そのあとに、プロンプト2でChatGPTに変換してもらうイメージです。具体的な例は下記の通りになります。

【プロンプト1の例】

【プロンプト2の例】

冒頭からはじまる『様々な意見』が『さまざまな意見』に変換されるなど、事前に伝えた漢字をひらがなにするルールに基づいてChatGPTが文章を編集していることがわかります。今回の例では、漢字をひらがなにするルールは5つのみとなっていましたが、ルールを大幅に増やしたとしてもChatGPTなら正確に変換することが可能です。Wordの検索機能を使用した場合、一つ一つの文字を入力して変換することはできます。しかし、複数の文字を一括変換してもらうことは難しいので、ChatGPTを利用したほうが作業効率は速くなるでしょう。

わかりやすい表現に変換しSEOに効果的な文章を生成

4つ目は、SEO効果を期待できる文章に校正することです。

わかりやすい文章はSEO効果が期待できるといわれています。SEO効果の高い文章を生成することができれば、検索順位上位表示を狙うことができるため、集客効果の向上につながります。

ChatGPTを使って文章をわかりやすい表現に変換させるときはプロンプトを使用します。

【プロンプト】

以下の文章をわかりやすい表現に変換してください。

『わかりやすい表現に変換したい文章』

このときに、ターゲットを指定すると、どの程度までわかりやすい文章にするのかをChatGPTへ明確に伝えることができます。例えば、『小学生でもわかりやすく』や『中学生レベルの文章で』というように詳細をChatGPTに伝えるのがおすすめです。

わかりづらい文章を事前に用意し、ChatGPTを使用してわかりやすい文章にした例は下記の通りです。

文章を優れた表現にする

5つ目は、ChatGPTを使って文章を優れた表現にすることです。

より優れた文章は読み手にとって有益になります。例えば、理解しやすかったり、書かれていることを正確に捉えることができたりするので、文章の吸収力が高くなるでしょう。

ChatGPTを使用すれば、元々の文章を優れた文章に変換してもらうことができます。また、具体的な校正内容を提示してもらうことも可能です。実際のプロンプト作成例は下記の通りです。

【プロンプト】

以下の文章を添削してください。

【条件】

・テーブル形式で出力してください。校正前,校正後,理由を含めてください。

・中学生でもわかるような文章を提案してください。

※条件は複数追加可能

【文章】

『より優れた文章にしたい文章を追加』

事前に文章を用意し、ChatGPTを利用してより優れた文章に校正してもらった例は下記です。

このように、ChatGPTに校正させることで、校正前と校正後の違いや編集を加えた理由を明確に知ることができます。

ChatGPTを使用して校正・編集する際の注意点

ChatGPTを使用することで、文章校正を大幅に効率化させることができます。しかし、ChatGPTを使用して文章を校正させる際には、いくつかの注意点を把握しておくことが重要です。

ここでは、ChatGPTを使用して文章を校正してもらう際の注意点を3つご紹介します。

入力できる文字数に制限がある

1つ目は、ChatGPTが出力できる文字数やChatGPTへ送信できる文字数に制限があることです。

ChatGPTは、最大で約745文字の出力に対応しています。また、ChatGPTへ入力できる最大の文字数は約2,500文字程度です。そのため、これを超える文字数になる場合、ChatGPTは対応することができません。

実際に、文章を校正するときはChatGPTへ大量の文字を送ってしまいがちです。記事を作成している人によって1記事あたりの文字数は異なりますが、3,000文字以上になってしまうケースも珍しくないでしょう。そのため、下記のようにChatGPTへ文章を送信してしまった経験がある方も多いのではないでしょうか？

下記の文章を校正してください。

『3,000文字以上の文章』

この場合、入力はもちろんのこと、ChatGPTの出力も745文字程度になるため、正確な回答を得ることはできません。

ChatGPTで文章校正をしてもらうときは、文字数制限があることを頭に入れて利用するのがおすすめです。